Abbiamo già detto che Excel non è solo un foglio di calcolo ma … molto altro.

Trattando l’aspetto dell’inserimento dei dati, dobbiamo notare vari particolari.

Aprendo un file nuovo, normalmente la finestra ci propone la prima cella A1 già evidenziata, nel senso che se digitiamo qualsiasi cosa con la tastiera, la cella si popola con un dato.

Ci accorgiamo che quella è la cella attiva perché il suo bordo si è ispessito. Se con il mouse clickiamo su un’altra cella, l’ispessimento passa su quest’ultima.

L’ispessimento indica che quella è la cella dove verrà riportato il dato corrispondente alla nostra digitazione sulla tastiera.

Ho detto “dato” perché la cella può contenere numeri, testi, simboli, ore, ecc.

Iniziamo dai simboli ASCII, il che significa che se ci posizioniamo sulla cella, tenendo premuto il tasto ALT e digitiamo il n°16 nella cella apparirà il simbolo ►. i simboli si utilizzano solo per aspetti grafici.

[ Preciso che il codice ASCII la cui spiegazione è qui, è un linguaggio di programmazione e lo si può scrivere ovunque. Ad esempio si ottengono i simboli di seguito indicati utilizzando la combinazione tasto ALT numeri 16► 17◄ 30▲ 31▼]

Quando sei su una cella (bordo ispessito), con il mouse o con le frecce da tastiera ti puoi spostare in qualsiasi altra cella. 
 

Se compi questa azione dopo aver digitato qualcosa in A1, la modifica diviene definitiva come se avessi premuto invio/enter.
Una particolarità relativa alla digitazione e successiva conferma con invio.

Solitamente premendo invio il dato si conferma e la cella attiva “selezionata” diventa quella sottostante. Ipotizziamo che si debba invece riportare una serie molto lunga di dati nelle celle orizzontali, sarà utile modificare l’impostazione affinché premendo invio la cella selezionata sia quella a destra:

File
-> Opzioni
-> Impostazioni avanzate, Dopo la pressione di invio sposta la selezione (scegli l’opzione e conferma).

Puoi cambiare l’opzione a seconda delle tue necessità tutte le volte che vuoi.

Inserimento dei testi all’interno di una cella puoi inserire 32.767 caratteri.
Le dimensioni della cella sono variabili ma agendo sulla riga e sulla colonna. Cioè non si può modificare una singola cella ma l’intera riga/colonna.
per farlo si può intervenire agganciando con il mouse il limite destro della intestazione di colonna o quello inferiore della intestazione di riga il mouse si trasforma in una piccolissima croce con frecce orizzontali o verticali: si può anche agire sul menu della scheda Home -> formato: si può impostare da altezza riga 0 (zero=riga nascosta) a 409 punti e in larghezza da 0 (zero=colonna nascosta) a 255 caratteri; si possono personalizzare tutte le dimensioni.

Se invece si vuole modificare solo una riga/colonna la si seleziona con il mouse sulle intestazioni e appare un menù specifico che consente varie impostazioni dimensione, colore ecc.

Perché abbiamo affrontato questo aspetto? Perché non sempre la visualizzazione consente di “vedere” tutto il contenuto.
Nell’esempio che segue abbiamo celle con lo stesso identico contenuto in G12, H12, G15, G18 ma senza modificare le dimensioni colonna/riga la visualizzazione è penalizzata se a destra c’è un’altra colonna contenente dati.
Nella cella G18, dopo averla selezionata abbiamo cliccato sul comando testo a capo della scheda Home la spiegazione dell’accaduto è nel poupup che appare

Come si possono gestire le celle?

Al solito si potrebbe scrivere un trattato solo su questo argomento. Sintetizziamo:
le celle si possono formattare (dare forma), modificando il tipo di carattere, il colore, il bordo ecc. basta posizionarsi sopra una cella cliccare col tasto destro  e appare un menù contestuale sul quale agire. Questo menù raccoglie molti dei comandi presenti sulla scheda Home, basta osservare il menù contestuale e la scheda Home nella immagine qui sotto

La formattazione di una cella è uno strumento potentissimo quando sono presenti molti dati perché alle celle possono essere assegnati dei nomi che costituiscono un riferimento preciso anche per le formule e si può chiedere un aiuto ad Excel affinché “osservi” con estrema attenzione e precisione il contenuto delle celle e ci evidenzi quello che stiamo cercando. Un esempio?,

Nella mia lista di dipendenti voglio sapere a colpo d’occhio quanti superano i 45 anni. Usando la formattazione condizionale lo “vedo” in un millisecondo.

Qui possiamo fare diverse osservazioni perchè oltre alla gestione delle celle abbiamo introdotto anche una prima formula che è lo scopo originale del foglio di calcolo, “effettuare calcoli”.

Le celle contengono formule e le formule sono lo strumento che ci offre Excel per rendere automatica una elaborazione dei dati.

Cosa significa rendere automatico? Perché è così importante questo concetto?

Facciamo un esempio banale ripercorrendo l’esempio sopra.

Ho costruito un file semplice con 7 dipendenti e alla data odierna so che 4 dipendenti superano i 45 anni.
Ma questo controllo dovrò ripeterlo ogni 1 gennaio perché chi supera i 45 anni dovrà fare un corso di aggiornamento in Excel, “questa è la decisione aziendale”.
Certo posso anche ogni anno ripetere l’inserimento di tutti i dipendenti,  cercando ogni volta la data di nascita, e riscrivendo tutto da capo  ecc. ecc., ma posso anche rendere più automatico il file ed inserire solo le variazioni.
Se siamo alle prime armi non pensiamo che siano troppe nozioni!
Iniziamo, visto che il report dovrò inviarlo ufficialmente all’ufficio personale, dovrò adattarlo affinché sia stampabile e all’apertura offra i risultati attesi, recependo anche possibili variazioni dimessi/nuovi assunti.

per non dover ripetere azioni già fatte, modifichiamo il foglio esistente considerando che vogliamo:

• intestazione del documento
• data di rilevazione
• intestazione delle colonne
• nome cognome, data di nascita età ecc.
• costruzione delle formule
• analisi dei dati

Apri il video con tasto dx su nuova scheda guarda un passaggio, blocca il video e  torna qui per la spiegazione.

Sul file Excel:

prima azione – con il tasto sinistro cliccare sulla intestazione di riga e senza lasciare il tasto trascinare giù, si selezionano un certo numero di righe che si scuriscono.

seconda azione – cliccare con il tasto destro nell’area selezionata, si apre il menù contestuale per scegliere un’azione. Io ho scelto inserisci perché volevo altre righe libere per l’intestazione del futuro documento.

Ho cliccato sulla B2, il suo bordo si è ispessito segnalando che era pronta a ricevere dati ed ho iniziato a scrivere ma… mi sono accorto che ho iniziato con la minuscola:

premendo su F2 (prima Fila di tasti sulla tastiera) entro in modalità modifica del contenuto della cella quindi mi sposto con mouse o con le frecce e correggo, completo l’inserimento con invio e confermo.

in D3 una nuova formula =OGGI() che ogni volta che apriremo il file si aggiornerà con la data del momento. Questa funzione va valutata in tutta la sua utilità in alternativa si può scegliere di inserire una formattazione condizionale che diventa di un colore evidente se rimane vuota, ci ricorderà di riempirla. è la stessa tecnica con la quale abbiamo formattato le celle che segnalano un’età superiore a 45.

modifico la formula che conteggia gli anni di anzianità legandola non più ad =OGGI() ma ad una data che inserirò manualmente in  D2.

Perché apporto questa modifica? il motivo è semplice potrò effettuare proiezioni, se volessi sapere la situazione fra 5 anni è sufficiente che inserisca nella cella 1/1/2022.

Perché e come ho messo il simbolo del $ nella prima formula di conteggio in D7.

il simbolo del dollaro$ in una formula blocca la lettera o il numero. Come si vede di dollari ce ne sono due. Visto che Excel consente il riempimento automatico delle celle agganciando l’angolo basso destro di una cella e trascinandolo in una direzione, le celle si auto compongono ripetendo il contenuto ma aggiornandolo alle celle di riferimento:

1 2 =A1+B1
3 4 =A2+B2
5 6 =A3+B3
7 8 =A4+B4

Posizionandosi dentro la Barra della formula sulla coordinata A1,  premendo alternativamente F4 si otterrebbe la trasformazione in $A$1, al secondo F4 si otterrebbe  A$1, al successivo si toglierebbe $A1  e al successivo le coordinate tornerebbero senza blocchi .

Vediamo questo passaggio più rallentato

Per vedere le formule in alternativa si deve usare una combinazione di tasti:
Shift +CTRL+8 e viceversa

Un’ultima questione per questo argomento per ora:

abbiamo detto che alle celle possono essere assegnati nomi che vengono recepite nelle formule, ovvero se assegni nomi alle celle puoi scrivere una formula in forma testuale. Se vuoi sapere il totale del valore merce compreso IVA è sufficiente scrivere nella formula =totalenetto+totaleIVA.

 

unica regola: i nomi cella debbono rispettare queste regole:

segue…