Cosa è un sistema di gestione

Ho spesso sentito l’espressione “prendiamo la certificazione qualità, o Ambientale, o Sicurezza”.
Linguaggio da supermercato!

Certificare il proprio Sistema di Gestione? 

Prima è necessario governarlo, un Sistema di Gestione.

Il sito vuole diffondere un modello semplice per l’organizzazione documentale di un Sistema di Gestione per una singola norma o per un Sistema di Gestione Integrato – QSA (Qualità Sicurezza Ambiente), senza dover disporre di un programma specifico, riducendo quindi drasticamente i costi.

C’è un metodo per gestire tutta la documentazione del SGI-Sistema di Gestione Integrato?

Le prime basi per iniziare.

Il modello che propongo vi aiuterà a tenere sotto controllo il vostro processo aziendale  indipendentemente dalla vostra decisione di richiederne la certificazione da parte di un ente terzo.

In sintesi la mia proposta non è quella di offrirvi consulenza continuativa… sposterei il costo di un programma su quello di consulenza… Non c’è cosa peggiore in un Sistema di Gestione che dipendere sempre da qualcuno esterno.

Quindi mi propongo come “istruttore iniziale” perché poi sarete voi a dover proseguire con le vostre capacità, quindi totalmente liberi di valutare e di scegliere il proseguo della collaborazione in base ai risultati.

Come organizzare un Sistema di Gestione

Come dicevo in premessa, ho realizzato un mio metodo per gestire tutta la documentazione del SGI. Il sistema è basato su Excel e funziona perfettamente: ovviamente un sistema ha come presupposto che tutti collaborino svolgendo ciascuno il proprio compito, altrimenti non c’è tecnologia che tenga.

La definizione di sistema è infatti: “un insieme di elementi o sottosistemi interconnessi tra di loro o con l’ambiente esterno tramite reciproche relazioni”.

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/ragnatela.jpg

L’immagine qui idealizzata, la ragnatela è una buona rappresentazione di Sistema integrato:

Tante parti che costituiscono un insieme unico, che offrono simultaneità, interconnessione, interattività ciascuna contribuisce al sostegno dell’insieme.

Il mio metodo consente di organizzarvi da soli il sistema senza ulteriori programmi, riuscendo a tenere sotto controllo tutte le scadenze, le registrazioni e le evidenze.

Questa immagine si può strutturare attraverso il sistema di costruzione di link (ipertesto) gestiti però all’interno di un file Excel.

Ma Excel e Calc non sono solo fogli di calcolo, ovvero nascono come tali ma ora sono altro e ci vuole un po’ di fantasia per sfruttarli al meglio, fantasia e ricerca.”

In realtà si potrebbe utilizzare qualsiasi altra base che consenta di utilizzare link, ma noi dobbiamo gestire procedure e numeri, e allora cos’è meglio di un foglio di calcolo? Io uso Excel (ho testato i miei file con OpenOffice e tutto funziona perfettamente, potrebbe essere un sistema alternativo per chi di voi utilizza appunto questo pacchetto informatico).

Le procedure le scriverete ovviamente con programmi di testo, purché supportino i link, e le collegherete alla vostra ragnatela.

Ma… Andiamo per gradi; ho costruito questo sito, che vuole essere molto semplice, pagina dopo pagina, passo dopo passo con il semplice nome di Step, quindi partiamo

Step1: cos’è un SGI?

Se siete qui, penso e spero abbiate già una idea di massima del significato di Sistema di Gestione Integrato, in caso contrario date un sguardo qui.

Io lo sintetizzo così:

Un sistema di gestione si basa su procedure documentate (Plan) che hanno lo scopo di definire di chi è la responsabilità di una determinata azione, come deve essere eseguita (DO) e, se previsto, quale modulo compilare. La registrazione del modulo fornisce l’evidenza dell’esecuzione (Check) o gli eventuali errori da correggere, e quindi l’azione (Act) per gestire quanto non conforme.

Questo è il ciclo di Deming:

Ora si tratta di capire come costruire la struttura di un sistema di gestione: Step2 la Struttura di un SGI.

Step2: Struttura di un SGI

Sono 20 anni che mi occupo di SGI, e non sono mai riuscito a trovare un sistema lineare per rappresentare un Sistema di Gestione perché, a mio avviso, lineare non è e non può esserlo.

Spesso mi sono posto il perché di questa problematica irrisolta. Oggi ho trovato una risposta banale ma chiara ed è rappresentata dall’immagine della ragnatela.

Sembra un’affermazione lapalissiana sostenere che un Sistema è tale solo se tutto è interconnesso, eppure se non si inizia da questo concetto il rischio di perdersi è molto elevato.

Dobbiamo quindi iniziare a idealizzare come vogliamo il nostro sistema; se tutto è interconnesso c’è un inizio ed un dilatarsi dei documenti, esattamente come una tela di ragno dove, con l’aumento delle esigenze aumentano i filamenti, i raggi e le connessioni fra i raggi ma… attenzione, percorrendo i filamenti di seta da un qualsiasi punto si può raggiungere un qualsiasi altro punto della ragnatela.

A questo punto qualche lettore dirà: Questo s’è bevuto il cervello?

 

Ok, allora ragioniamo… ma in ottica di sistema. Non pensiamo alla certificazione. Pensiamo al Sistema, cioè un insieme di elementi o sottosistemi interconnessi. Questo significa che dovete poter avere a portata di mano (o di mouse) tutto quello che necessita, autorizza, legittima, controlla, acquista, esegue, con chi lo esegue, vende, dove come e con chi ecc. ecc.

Creiamo una azienda:

  1. Cos’è la vostra azienda?
    Quello che avete deciso di realizzare sarà il vostro “core business”, la principale attività aziendale di tipo operativo, che ne determina il compito fondamentale preposto ai fini di creare un fatturato ed un conseguente guadagno.
    Avete deciso di  organizzare un’azienda di trasporto.
  2. Vi serviranno dei mezzi di trasporto, iniziate in grande: 5 dipendenti e 5 mezzi furgonati.
    L’avete fatta semplice: prima di tutto vi serviranno le abilitazioni per fare impresa di trasporto, quindi cercate chi gestisce corsi specifici, li frequentate e ottenete l’attestato (cos’è?: un’abilitazione, quindi farete la vostra prima cartella di documenti “Abilitazioni“, ma non avete ancora un ufficio… la tenete a casa).
  3. Vi servirà un ufficio con annessa rimessa automezzi, lo cercate in affitto ma, prima, … richiedete tutte le carte che attestino che il locale che avete trovato è in regola: concessione edilizia, abitabilità ecc e fate un’altra cartellina “Autorizzazioni“.
  4. Avete sottoscritto il contratto di affitto e fate un’altra cartellina “Contratti” ma… le autorizzazioni relative al contratto vanno insieme a Contratti o è una cartellina per suo conto? Boh, vedremo; intanto avete tre cartelline.
  5. Ora si pone il problema: acquistiamo prima i mezzi o prima assumiamo il personale?
  6. Partiamo dai mezzi, 5 furgoni: andiamo in concessionaria per fare i contratti ma prima vogliono il finanziamento. I contratti restano in sospeso fino all’ottenimento dei finanziamenti. Vi forniscono i dépliant dei mezzi da portare in banca per chiedere il finanziamento. La banca vi rilascia il finanziamento insieme a una cinquantina di fogli, impegni, vincoli e garanzie …
  7. È una pratica di finanziamento… cartellina “Finanziamenti” da dare al ragioniere, cavolo avevate previsto 5 autisti ma serve almeno un ragioniere contabile.
  8. Vi iscrivete alla Camera di Commercio che vi rilascia il certificato di iscrizione (lo classifichiamo autorizzazione? abilitazione? boh, vedremo).
  9. Avete l’abilitazione, l’ufficio, i mezzi; passiamo alla selezione del personale autisti. Ne avete già individuati 5 fra i vostri amici, chiedete loro i documenti, … e dove li mettete? Cartellina “Personale dipendente” ma… un momento, le patenti vanno gestite, mica potete permettervi che un autista vada in giro con la patente scaduta, allora fate una cartellina “Abilitazioni patenti” dentro i dipendenti? Ma le abilitazioni sono trasversali… allora? Ecco il primo intreccio!
  10. Forse è il caso che vi creiate una cartella unica dove ci siano tutte le abilitazioni, compresa la vostra, quindi fate un file elenco generale personale su un foglio Excel (è questo che consente di fare un database organizzabile, estrapolabile).
    Iniziate con il compilare le celle di una riga: nome e cognome, data di nascita, residenza, scadenza patente, abilitazioni al trasporto Conto Terzi, vaccino e… le colonne si possono sempre aggiungere, per ora basta così. Poi iniziate a creare i link… sì, ma a che cosa?
  11. Un passo indietro, forse conviene che nel fare una cartella unica per le abilitazioni creiate delle sottocartelle specifiche: patenti, vaccini ma… il Conto Terzi lo inserite qui o la considerate un’autorizzazione al pari della concessione edilizia, dell’abitabilità, del certificato antincendio, della regolarità dell’impianto elettrico e via di seguito?

Allora, mi ero bevuto il cervello? No! Pensavo alla ragnatela.

In un sistema [considerando che abbiamo affermato che le procedure definiscono “di chi è la responsabilità di una determinata azione e come la si deve fare”], il primo passo da compiere è definire il personale che si dovrà assumere, e distribuire gli incarichi e le responsabilità: stiamo parlando di ORGANIGRAMMA.

Quindi quell’elenco di nomi è una “sorgente” per l’organigramma; i lavoratori dovranno essere sottoposti a controlli sanitari, quindi lo stesso elenco (se non vogliamo continuamente riscrivere i nomi) sarà sorgente anche per l’elenco dei controlli sanitari ai quali sottoporre i lavoratori. Attenzione, l’età del lavoratore potrebbe rappresentare una chiave condizionale: le patenti e le abilitazioni per condurre mezzi hanno una validità definita, quindi l’elenco deve essere anagraficamente completo per evitare ripetizioni che non sono solo perdita di tempo, ma sono anche SICURA FONTE DI ERRORE.

Ecco, da questo esempio abbiamo costruito diversi rami della ragnatela.

  • Siete arrivati qui nel tentativo di riflettere sulla domanda :”Poi iniziate a creare i link… sì, ma a che cosa?”

Immaginiamo che dovremo archiviare tanti documenti e cerchiamo di immaginare come e come distribuirli. Il sistema nasce proprio da qui e, attenzione, se lavoreremo con dei collegamenti per saltare rapidamente da una parte all’altra della ragnatela, la realizzazione iniziale diverrà abbastanza rigida: sicuramente arriveremo a dover adottare variabili dagli schemi iniziali, ma… alla fine la cosa essenziale è che riusciremo a percorrere la nostra ragnatela in tutte le direzioni.

A questo punto possiamo passare allo Step 3: come costruire un albero di cartelle e documenti e come legarlo al centro della ragnatela.

 

Step3: l’albero e la ragnatela

La prima questione da esaminare per gestire l’albero e la ragnatela è questa:

  1. deve essere fruibile da tutti
    • quindi dovrà risiedere in un Server, non nel vostro pc
  2. così facendo dovrete necessariamente contattare il vostro consulente informatico, ma qualche dritta forse riesco a darla anche io; comunque vanno create:
    • una cartella principale con queste caratteristiche: il proprietario è colui che gestisce il sistema: VOI. A voi dovranno essere assegnati tutti i poteri di questa cartella e di tutti i files contenuti, mentre gli altri avranno solo potere di lettura (definite le responsabilità, alcuni avranno anche potere di modifica su specifici file);
    • all’interno risiederanno tante cartelle che comporranno la struttura del SGI. In una posizione a voi più consona dovrete scatolare una cartella Speciale dove Voi siete  gli amministratori dei file (avete tutti i poteri, ma essa contiene dei file compilabili solo da singoli membri aziendali; io li definisco “file proprietari” perché la responsabilità del dato contenuto in quei file è identificabile e solo lui/lei può scriverci dentro, per una questione di permessi): soggetti che vi registrano dei dati unicamente in celle vuote mentre tutte le altre celle sono protette da una password definita da voi “amministratori”, per conservarne la struttura.
  3. all’interno della cartella SGI si dovranno strutturare le altre cartelle di sistema con una logica da studiare in base alle specifiche esigenze.

Vogliamo spiegare che logica c’è?

  • L’ordine alfabetico delle sottocartelle è definito da Windows e non è riferibile all’importanza della cartella ma se proprio vuoi forzarne l’ordine è sufficiente che al nome cartella inserisci 001 xxx, 002 yyy e avrai in ordine crescente fino a 100 cartelle se ne vuoi di più dovrà iniziare con 4 cifre 0001 ecc. ma sinceramente è inutile il tuo indice sarà il cruscotto.
    Il cruscotto?
  • si il cruscotto ma non avere fretta NO?
  1. SGI è la cartella centrale del Sistema. La caratteristica del sistema informatico non ci consente di definire visivamente la dimensione dell’immagine della cartella in funzione della quantità di dati in essa contenuti: appariranno tutte uguali e il sistema informatico consentirà di inserire, “salvare”, file di varie tipologie nella cartelle.
  2. Lo stesso sistema informatico ci consentirà da un punto all’interno di un file di creare un link ad un segnalibro (area interna al file sorgente) o di creare il link ad un altro file esterno a quello dove stiamo lavorando.
    Infine consideriamo che una cella può contenere il valore di un’altra di un altro file:
    apriamo due files Excel e con l’opzione visualizza>disponi tutto li affianchiamo per vederli insieme.
    Nella cella A1 del file Cartel1 scriviamo un numero 123 e nella cella A1 del file Cartel2 facciamo doppio click: entrati in modalità modifica, con shift schiacciato pigiamo “=” (sopra lo zero), poi rilasciamo i tasti e con il mouse clicchiamo sulla A1 di Cartel1: vedete cosa appare nella formula? 

a questo punto diamo invio

la cella A1 del file Cartel2 è  identica al contenuto di A1 di Cartel1 e lo sarà sempre, SE A1 Cartel1 VIENE VARIATO MANUALMENTE  O SE QUESTO FOSSE IL RISULTATO DI UNA FORMULA CHE VARIA IN FUNZIONE DI UNA DETERMINATA CONDIZIONE.

ABBIAMO SVELATO UNO STRUMENTO: PERCHÉ SI USA EXCEL?

PERCHÉ SI POSSONO COLLEGARE E OTTENERE VALORI DI ORIGINE ESTERNA IN UN’ALTRA POSIZIONE.

Ho scritto in maiuscolo. Mia figlia mi dice che è sinonimo di urlare.

Avevo le mie ragioni perché questa è un’altra chiave del sistema che vi spiego:

  • Sto scrivendo questo testo il 4/4/15, ho impostato il mio file scadenze Cartel1 con la data di scadenza della mia autorizzazione il 10/5/15 nella cella A3.
  • Ho inserito nella cella B3 il numero di giorni di anticipo (60) entro il quale voglio un allarme almeno visivo, che mi avvisi di avviare la pratica di rinnovo.
  • Nella A1 Cartel1 ho inserito la formula che effettua il controllo =SE(A3>(OGGI()-B3);1;””); se mi trovo nella condizione richiesta, almeno 60 giorni prima della scadenza deve restituire 1. Ovviamente si aggiornerà anche la cella A1 Cartel2 dove per far balzare all’occhio l’evento ho impostato una formattazione condizionale: se maggiore di Zero si deve colorare di rosso, carattere 16 (la somma di tante scadenze mi segnalerà quante sono le scadenze da gestire).

Una ragnatela così ci consente di gestire una infinità di scadenza e di concentrarne il n° ed il tipo in un unico posto: il cruscotto del SGI che, ovviamente, conterrà anche i nomi (ed i link) a tutte le procedure ed i moduli del nostro SGI.

… avevo parlato del Cruscotto: 

“Pannello montato davanti al posto di guida  in cui è alloggiata la strumentazione di bordo”.

Il mio cruscotto è un file Excel dentro alla cartella SGI.

E’ collegato a tutte le procedure in word con il titolo del file es “Gestione del personale” e a tutti i files Excel “dipendenti” da quella procedura es  “VACCINI E PATENTI IN SCADENZA”.  Questo  file Excel, con il sistema sopra illustrato, riporta indicate tutte le date di scadenza compreso il meccanismo di anticipo di allarme delle varie vaccinazioni del dipendente e, una determinata cella calcolerà  la somma di tutte le scadenze.

Questa cella è collegata  alla  cella sinistra del nome file riportato sul mio cruscotto nella colonna B nel cruscotto avrò a fianco di ciascun file indicato se contiene scadenze da gestire e nella colonna C riga 154 a sinistra del triangolo rosso ◄ la somma di tutte le scadenze eventualmente presenti nella colonna B. 

Ecco, ora so che ci sono solo 14 scadenze da gestire e so anche quali sono: “vaccini e patenti”.

Se apro il file con un click (perché VACCINI E PATENTI IN SCADENZA è un link al file) in un attimo ho la situazione sotto controllo: elenco nomi, tipo di scadenza, chi effettivamente è in scadenza.

Estendete questo modello a tutti i documenti ed otterrete la gestione del SGI-QSA.

Una volta completato il lavoro sta a voi decidere se certificarlo.

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Mi contatta un giorno Ettore che si è imbattuto nel mio sito iniziamo una lunga discussione. Entrambi operiamo nel settore e ci poniamo reciprocamente una domanda per cercare la risposta alla stessa domanda che ci viene immancabilmente posta dall’imprenditore al quale proponiamo di adottare un sistema di gestione

  • Perché  un’azienda dovrebbe scegliere un supervisore dei sistemi di gestione?

Perché serve un supervisore per un Sistema di Gestione IntegratoSGI?

Un Sistema di Gestione Integrato si  definisce appunto sistema

Definizione Wikipedia:

Con il termine sistema di gestione si intende un insieme di procedure, di sistemi informativi e di sistemi informatici dedicati al governo di un processo tipicamente operativo, produttivo o amministrativo.

Ma quale è lo scopo di un SGI?

Produrre carta, procedure, documenti? NO!

Il sistema attraverso procedure e documenti o moduli raccoglie dati!

le nuove normative non ne prevedono neanche la Redazione purché risultino conosciute (non è obbligatorio scrivere una procedura affinché il personale quando entra a lavoro marchi l’ingresso con il badge)

Una sempre più capillare raccolta dati che hanno bisogno di essere organizzati, capiti, ragionati.

Lo scopo è prevenire il RISCHIO e sfruttare le OPPORTUNITÀ!

Non è solo la nuova terminologia delle norme 9001 e 14001 edizione 2015 e della 45001 edizione 2018

Un sistema di gestione stimola i collaboratori e i dipendenti a diversificarsi dagli “automi”:

  • sono persone che guardano e vedono difetti e potenziali miglioramenti
  • e debbono avere un metodo per segnalare, per poter partecipare e sentirsi loro stessi azienda (alle segnalazioni degne di nota può essere legato un premio)

Un buon sistema di gestione non ha come obiettivo il certificato!

Il certificato è il risultato non l’obiettivo!

Un buon sistema di gestione mira a fornire alla direzione gli strumenti per controllare l’azienda.

Banalmente se percorressimo una strada con il limite di velocità a 100 Km/h e la nostra auto non fosse dotata di cruscotto compreso contachilometri, come faremmo a rispettare il limite?

Il limite  è accezione sia positiva che negativa: se l’azienda si propone di crescere del 5% ha posto un limite (minimo), misurarne la distanza rispetto all’obiettivo è lo scopo del SGI.

La gestione di una azienda comporta il rispetto di tante regole, etiche, di sicurezza, ambientali, economiche, normative in genere, ma soprattutto la gestione mira a raggiungere il risultato, fare quello che si vuol fare conquistando margini di redditività.

Il sistema di gestione organizza raccogliendo dati da tutte le direzioni una serie di cruscotti che monitorano le distanze +/- dai targhet, dai limiti cercando di far emergere gli ostacoli e/o le opportunità affinché siano raggiunti e superati in positivo.

Inoltre si dovrà controllare tutte le scadenze presenti in azienda autorizzazioni, bolli, controlli sanitari e chi più ne ha …

Es: uno dei requisiti di qualsiasi norma è la conformità normativa dove per normativa di riferimento si intendono sia le leggi che i regolamenti ma anche  regolamentazioni interne alle società stesse.

Gestire le NON CONFORMITÀ, significa registrare, analizzare, correggere per poter prevenire, ma un elemento nodale del modello 231  MOG  ad esempio che esime la responsabilità aziendale in occasione di eventi accidentali, di sicurezza, ambientali ma anche di reati finanziari, è la SANZIONE.

Molti Giudici si stanno esprimendo in questo senso: cioè se l’azienda ha previsto un Modello di Gestione MOG e ha controllato la sua applicazione ha dimostrato di fare tutto ciò che era in suo potere per prevenire ed evitare uno o più eventi. MA COME DIMOSTRA DI AVER CONTROLLATO? SE HA PREVISTO L’OBBLIGO DI USARE DPI PER UNA SPECIFICA MANSIONE E’ PLAUSIBILE CHE IN 5 ANNI NESSUNO ABBIA MAI DISATTESO LA DISPOSIZIONE (??? No!) COME MAI NON RISULTA NESSUN RICHIAMO A NESSUN DIPENDENTE?

NON C’È CONTROLLO e SI CADE NELLA CULPA IN VIGILANDO   e l’azienda che pur ha previsto una sontuosa procedura contro la corruzione, contro gli infortuni, contro gli inquinamenti… non è assolta e sollevata, perché ha omesso la vigilanza

  • scegliere di avere un supervisore dei sistemi di gestione ha dei benefici?
  • cosa può migliorare tale figura?

il supervisore del sistema di gestione, mi hanno obiettato, è un costo per l’azienda che non produce benefici economici.

Beh questa affermazione andrebbe analizzata a fondo, anche la sicurezza si dice sia un costo, ma è proprio vero?

http://www.pired.it/documents/Costi_non_sicurezza.pdf

https://www.linkedin.com/pulse/costi-della-non-sicurezza-dlgs-8108-e-23101-esempi-reali-volta

Un infortunio provoca costi indiretti il lavoratore è assente, NON PRODUCE, ma matura ferie tredicesima quattordicesima premio ferie TFR, indennizzi e spese legali ma c’è un aspetto che spesso non è evidente: la professionalità. Quel saper fare è legato al singolo, sostituirlo significa impiegare tempo per attivare le procedure per una nuova assunzione, magari interinale, investire soldi per la formazione, per l’addestramento, ma le conoscenze soggettive sono una elemento non facilmente recuperabile. La personalità, l’umanità individuale, non la crei con la formazione c’è il tipo che i problemi li affronta per risolverli e quello che li schiva sperando finiscano nelle competenze di qualcun altro.

Le nuove norme trattano di RISCHI e OPPORTUNITÀ

Conoscere la bozza di una norma locale/regionale/nazionale può aprire un mercato nuovo una opportunità ma per conoscerla ci vuole organizzazione, chi verifica le norme (?) le studia secondo le proprie competenze (?) fisco, sicurezza, ambiente, marketing, ma tutto questo va gestito sistemicamente, non può essere lasciato alla libera informazione.

Dedicare risorse per organizzare i vari cruscotti.

Il rischio non è legato alla sicurezza. Oggi finalmente c’è una visione più allargata:

Un ufficio amministrativo mal gestito, dimentica di fatturare o fa scadere pagamenti fiscali procurando sanzioni.

Il SGI ha lo scopo di tenere sotto controllo tutti questi aspetti offrendo gli strumenti immediati perché la proprietà “l’Alta Direzione” possa meglio valutare l’andamento aziendale sotto tutti i punti di vista. Non è un lavoro facile e soprattutto è un lavoro in continua modificazione. Si definisce MIGLIORAMENTO CONTINUO.

Abbiamo ulteriormente approfondito  e quindi abbiamo creato una nuova sezione abbiamo creato un nuovo sito per poi riaggregarne qui il contenuto.
Gestire più siti, oltre che un costo, è una perdita di tempo il sito SGI-QSA non verrà rinnovato alla scadenza naturale nel settembre 2019. Tutti contenuti saranno assorbiti all’interno di questo sito nelle pagine dedicate.

Perché questo bisogno di approfondire

Mi sono chiesto perché lo sto facendo, non sono un consulente, io mi sento piuttosto come questo, sempre a picchiare sul ferro caldo!

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/svaerdet_smeden_og_staalet.jpg
fonte dell’immagine

Beh, mi sono dato una risposta:
Quella esperienza che ho maturato (piccola o grande che sia), dove me la porto?
Non è più giusto condividerla?
Se siamo alla ricerca del miglioramento continuo significa che ogni gradino che ciascuno di noi ha costruito va messo a disposizione di tutti così che, chi inizia questo percorso trovi già una parte di  scala montata che gli consenta di andare più in alto.
Questa idea nasce da un confronto serrato con Ettore Minnei (anche lui “fabbro come me” per usare un eufemismo).

CHI SIAMO

Impegnati da anni nei Sistemi di Gestione Integrati, offriamo supporto NON per farti ottenere la certificazione in pochi giorni, che  è l’ultima cosa nel SGI. La certificazione non è il nostro obiettivo e  NON ci interessa.

Offriamo consulenza solo per aiutarti a costruire il TUO Sistema di Gestione Integrato che ti aiuti a tenere sotto controllo tutti gli aspetti di un buon SGI soprattutto se non hai le risorse per acquistare un programma di qualche migliaio di euro. Quindi offriamo un sostegno affinché TU sia in grado di costruirlo e mantenerlo da solo il TUO Sistema di Gestione Integrato.

Poi, considerando che lo scopo che ci proponiamo è divulgare i principi base del Sistema di Gestione Integrato, e l’ambizione è costituire una associazione dei Coordinatori dei Sistemi di Gestione, cioè di coloro che giorno per giorno forgiano il sistema aziendale, controllando, segnalando ai superiori le necessità, le inadempienze, le misure di prevenzione da adottare, se vorrai potrai entrare in squadra e aiutarci a sostenere il progetto con le risorse che riterrai opportune.

di Ettore Minnei

E’ proprio vero che niente accade per caso…..cosi’ è successo nell’incontro tra me e Franco, due generazioni a confronto. lui un professionista marchigiano impegnato nel campo dei rifiuti, io, sardo, in quello delle raffinerie, mai visti e sentiti prima ma entrambi accaniti appassionati di sistemi di gestione integrati…
e succede che durante una mia ricerca sul web di materiale “innovativo” sui SGI per la mia fame di sapere, mirata ad un cambiamento lavorativo che mi accingo a fare, inciampo nel sito di Franco , inciampo nel vero senso della parola perché’ trovo il suo sito  dove, in maniera molto semplice e intuitiva, parla di step1, step 2…
Mi si accende una luce stimolato da quel suo “file” che racchiude tutto un mondo. Non resisto allo stimolo sfacciatamente lo contatto e lui, gentilissimo fin da subito, mi da’ tutta la disponibilità che solo pochi sanno cosa sia… un uomo non geloso del suo sapere ma disposto , come dice lui, a darti parte dei suoi “gradini” del sapere per rendere la salita sulla scala del sapere meno ardua.

COME TROVARCI

Indirizzo
La base è nelle Marche, ma i collaboratori sono i soggetti che gestiscono i SGI in varie aziende italiane.
Ti contatteremo noi se scrivi una mail completa dei tuoi dati e delle tue necessità a SGIQSAmarche@gmail.com

Orari
via mail dalle 8:00 alle 20:00 risposta entro 24 ore, solo giorni feriali

INFORMAZIONI SU QUESTO SPECIFICO ARTICOLO

Lo scopo che ci proponiamo è divulgare i principi base del Sistema di Gestione Integrato, perchè… se gestisci bene la tua azienda ci guadagni e previeni le brutte sorprese. Impostare un SGI, non ti obbliga a certificarlo UNI EN ISO 9001-45001- 14001 o EMAS.
Un SGI lo scegli perché vuoi tenere sotto controllo la tua attività.
Lo scopo di questo sito non è vendere, ma condividere esperienze e offrire supporto ai nuovi arrivati.
L’ambizione è costituire una associazione dei Coordinatori dei Sistemi di gestione, cioè di coloro che giorno per giorno forgiano il sistema aziendale, controllando, segnalando ai superiori le necessità, le inadempienze, le misure di prevenzione da adottare!

BUON LAVORO A TUTTI

SGI – QSA

Wikipedia dice che ;
“Con il termine sistema di gestione si intende un insieme di procedure, di sistemi informativi e di sistemi informatici dedicati al governo di un processo tipicamente operativo, produttivo o amministrativo.”

Questa è una definizione che, a me, suona male, perchè se pensiamo alle procedure, pensiamo alla carta scritta che definisce “chi fa cosa”, che è uno strumento per raggiungere un risultato, il controllo operativo, mentre per me sistema significa “come controlli ciò che fai affinché sia fatto bene“ (inteso metodologicamente).

Impostare un Sistema di Gestione significa infine definire come deve essere svolto il lavoro, chi fa cosa, chi e come controlla, chi e come corregge e risolve i problemi che si incontrano nello svolgimento delle attività.

Per organizzare il COME servono metodologie scritte e rispettate  (prima del 2015 si chiamavano “procedure” oggi “informazioni documentate”)
nelle procedure sono anche previsti sistemi informativi che è la “regolamentazione dei flussi di informazioni” con il supporto di tecnologie informatiche e di calcolo che sono strumenti per facilitare l’archiviazione e successiva analisi dei dati e tutto questo perché l’obiettivo è tenere sotto controllo il processo produttivo. E qui qualcuno si ingarbuglia perché si pensa che la “produzione” sia la fabbrica.

Beh, cosa “fabbrica” una farmacia? oppure un ufficio contabilità? oppure un studio di progettazione? Non debbono questi soggetti così diversi controllare il loro processo?
La farmacia non deve garantire che:

  1. il personale sia formato nel saper interpretare le ricette mediche
  2. E verificare prima di incartare il medicinale che sia assolutamente corrispondente alla prescrizione?
  3. E garantire che il magazzino sia sempre rifornito di medicinali ed organizzarsi per ordinarli immediatamente secondo le esigenze dei utenti pazienti?
  4. Ed essere preparato alle emergenze che possono capitare agli utenti? uno svenimento, un infarto?
  5. E saper gestire un incendio nella farmacia?
  6. Ed essere aggiornato sulle leggi che riguardano quell’attività e sui regolamenti comunali?

Tutto questo sembra scontato e solo di buon senso, … ma certo che tutto questo deve essere fatto e garantito.

Nell’ordine quello sopra citato , per il sistema, corrisponde a:

  1. formazione
  2. verifica del processo commerciale
  3. controllo di gestione materie prime e magazzino
  4. formazione primo soccorso
  5. formazione emergenze
  6. aggiornamento normativo

e mi fermo qui; tutto questo, che è scontatissimo, se non è organizzato e controllato non si realizza automaticamente, solo perché tu hai deciso di aprire una farmacia!

Tu potrai acquistare una licenza per aprire la tua farmacia, ma se non fai queste attività con metodo, sistematicamente, la tua farmacia chiuderà in breve tempo.

Ecco, il Sistema di Gestione  è racchiuso in questi principi.

Potranno essere espressi in modo migliore ma sono questi!

Cosa sarà il TUO Sistema di Gestione

Quindi le Norme, le famose norme per le quali se rispetti tutti i “PUNTI NORMA” potrai ottenere una certificazione cosa sono?

Le norme sono espresse attraverso un indice dove, per ciascuna voce (punto norma) sono spiegati i contenuti e le attività che, se e quando rispettate, consentono di affermare che l’organizzazione sta operando bene e quindi è Conforme. Sono attività studiate nei particolari per essere tradotte, concentrate, rappresentate in sintesi, per aiutarti a definire una serie di  azioni sistematiche “IL SISTEMA di GESTIONE appunto”. Lo scopo, attuandole, è aiutarti a gestire e controllare bene la tua attività. In definitiva, abbiamo detto, il fondamento di qualsiasi attività è: “come controlli ciò che fai affinché sia fatto bene”.

Nello sforzo di spiegare con semplicità cosa è la Norma ed il Sistema di Gestione (illuso di aver scoperto l’acqua calda) ho trovato questa definizione che mi ha reso orgoglioso perché, senza saperlo, sono arrivato ad una definizione simile a quella utilizzata dall’Ente Italiano di Normazione e la definizione è:

da UNI

“Cosa è un Norma:

Semplicemente un documento che dice “come fare bene le cose”, garantendo sicurezza, rispetto per l’ambiente e prestazioni certe.”
E passiamo ora ai famosi punti norma.

in questa immagine sono illeggibili, perché sono tanti ma, non preoccuparti, li avrai tutti chiari alla fine delle spiegazioni e ti risparmierò anche di riscriverli fornendoti un fil Excel editabile per eventuali correzioni/aggiornamenti

I punti Norma

E’ ovvio che per ragioni di copyright, non posso pubblicare tutta le norme (documenti protetti), ma il mio lavoro lo posso pubblicare e il mio lavoro è consistito nel costruire il Sistema di Gestione Integrato partendo da una schema di riferimento per me e per i miei colleghi dove copiando  e raffrontando i punti norma delle norme principali da me applicate che hanno dato origine al nome di questo articolo, SGI-QSA, ho creato la porta di accesso a diversi gigabyte di documenti.

Non dimentichiamo l’obiettivo:
Offriamo consulenza NON per farti ottenere la certificazione in pochi giorni, che  è l’ultima cosa nel SGI. La certificazione non è il nostro obiettivo e  NON ci interessa.
Offriamo consulenza solo per aiutarti a costruire il 
TUO Sistema di Gestione Integrato che ti aiuti a tenere sotto controllo tutti gli aspetti di un buon SGI soprattutto se non hai le risorse per acquistare un programma di qualche migliaio di euro. Quindi offriamo un sostegno affinché TU sia in grado di costruirlo e mantenerlo da solo il TUO Sistema di Gestione Integrato e non facciamo consulenza per ottenere la certificazione 

Se siamo chiari su questo punto allora procediamo.


Dicevamo dei punti norma ma…
Prima di passare ai punti norma che vi risparmierò di riscrivere, (link) vorrei impostare il metodo, cioè

Cosa faremo

i punti norma sono un indice che offre una gerarchia di attività fondamentali per fare bene quello che vogliamo fare, ma è evidente che a ciascuna attività può corrispondere  uno o cento documenti.
Io non avevo un programma per gestire tutto e mi sono inventato un metodo. Ho cioè costruito la mia ragnatela esattamente come farebbe un ragno.
Allora munitevi di carta e penna perché il SGI è il vostro e io non so cosa voi facciate, aprirete una farmacia? fabbricate pentole? scrivete libri?
il meccanismo è lo stesso altrimenti la norma non potrebbe essere uno standard, ovvero un modello di riferimento a cui chiunque può uniformarsi.
Uniformarsi, quindi ciascuno ha il suo SGI, che fa riferimento ad un modello, la norma,  ma ciascun SGI è unico e vale per quella realtà.
Fate “moooolta” attenzione a chi vi propone a pagamento procedure già belleffate. Ho visto cose che voi umani… piano di emergenza per una azienda agricola… vietato prendere l’ascensore in caso di incendio?

Bene, carta e penna, ma per fare cosa? ma per

Iniziare a tessere la tela

con un preciso obiettivo:
anzitutto dovete liberare la fantasia

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/ragnatela.jpg

e immaginate che la singola cella di un foglio di Excel sia una porta e che agganciato a quella porta, ci sia  un filo sottile, che la lega ad una scatola. Alcune scatole potranno essere a loro volta legate ad altre. Non è una ragnatela bi dimensionale, ma sarà poli dimensionale.

La vostra cella di Excel è un punto norma e la scatola (cartella nel pc) è il contenitore  dove è archiviato il documento che soddisfa quel requisito.

Bene, non fate solo finta di aver liberato la fantasia perché la finzione non vi aiuterà ma, anzi, distruggerà tutto il vostro sforzo.

Liberi di pensare è anche il motto dei miei siti.

Oggi (12/12/18) ho inserito questa immagine nella speranza di meglio aiutare la vs fantasia. Ho schematizzato, (sicuramente in difetto per ragioni di spazio) quella che è la ragnatela aziendale che sarà collegata e relazionata alla vostra ragnatela documentale che collega Azienda e Norma dicevo … Non è una ragnatela bi dimensionale, ma sarà poli dimensionale.

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/ragnatela-azienda.jpg

Con le edizioni delle norme dal 2015 si è deciso di adottare un indice uniforme struttura di alto livello

Il primi punti norma  non hanno bisogno di fili, perché sono autogeni, spiegano gli obiettivi che la norma si pone di raggiungere. e a quale aspetto si rivolge, Qualità…Sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, Laboratori, Ambiente…  ecc. ci sono tantissime norme

UNI EN ISO 9001 – QUALITA’ 45001 – SICUREZZA UNI EN ISO 14001 – AMBIENTE
PREMESSA PREFAZIONE PREMESSA
0 – INTRODUZIONE 0 – INTRODUZIONE 0 – INTRODUZIONE
1 – SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1 – SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1 – SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
2 – RIFERIMENTI NORMATIVI 2 – referimenti normativi 2 – RIFERIMENTI NORMATIVI
3 – TERMINI E DEFINIZIONI 3 – Termini e definizioni 3 – TERMINI E DEFINIZIONI

I  successivi però sono vostri… dicevamo che c’è una struttura gerarchica.
Avete ben pensato cosa fate nella vostra attività? chi avete intorno? sia sotto il profilo del territorio  dove siete insediati? delle persone che vi circondano? quali sono i vostri competitor o quali sono i portatori di interesse  ecc.ecc.?

perché il punto successivo  si chiama Contesto

UNI EN ISO 9001 – QUALITA’ 45001 – SICUREZZA UNI EN ISO 14001 – AMBIENTE
4 – CONTESTO 4 – CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE 4 – CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE
4.1 – Comprendere l’organizzazione e il suo contesto 4.1 – Comprendere l’organizzazione e il suo contesto 4.1 – Comprendere l’organizzazione e il suo contesto
4.2- Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate 4.2 – Comprendere le esigenze e le aspettative dei lavoratori e altre parti interessate 4.2 – Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate
4.3 – Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione 4.3 – Determinazione del campo di applicazione del sistema di gestione pe la SSL 4.3 – Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione ambientale
4.4 – Sistema di gestione 4.4 – Sistema di gestione per la SSL 4.4 – Sistema di gestione ambientale

avanti, carta e penna,  leggete la norma

  • il punto 4 il contesto, al 4.1  dice che l’organizzazione deve individuare quali fattori esterni e interni sono rilevanti per raggiungere gli scopi  le sue finalità, gli indirizzi strategici e che influenzano la sua capacità di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) per il proprio sistema di gestione per la qualità.
    L’organizzazione deve aggiornare monitorare e riesaminare,   le informazioni che riguardano tali fattori esterni e interni.
  • Al 4.2 vi chiede di analizzare e comprendere quali le esigenze e le aspettative delle parti interessate
  • 4.3 – Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione
  • 4.4 – Sistema di gestione L’organizzazione deve stabilire, attuare, mantenere e migliorare in modo continuo un sistema di gestione compresi i processi e le loro interazioni, in conformità ai requisiti della presente norma internazionale.

Nel vostro foglio di carta  senza preoccuparvi dell’ordine scrivete da una parte a destra Punti norma 4 – 4.1 – 4.2 – 4.3
praticamente il vostro foglio è ancora tutto vuoto , bene iniziate a scrivere dove volete delle cose che secondo voi riguardano quel punto e fateci un cerchio intorno e collegatelo ad un punto norma, il tutto meglio a matita le correzioni in corso d’opera consumeranno diverse gomme

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/Sistema-di-Gestione-SGI-schemi.jpg

Quindi questa attività consiste nel Pensare cosa e come si collega a quel punto.

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/sgi-interfaccia-norme-azienda.jpg

vorrei sapere se (a mente fresca, sono le 6:30) sono riuscito a schematizzare cosa è il sistema di gestione: è appunto un interfaccia tra le norme che indicano cosa rispettare, e le aree ella tua azienda.

… La norma recita al punto

7.2 Competenza
L’organizzazione deve:
a) determinare le competenze necessarie per la(e) persona(e) che svolge(ono) attività lavorative sotto il suo controllo e che influenzano le prestazioni e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità;
tu devi definire l’organigramma e assumere il personale
b) assicurare che queste persone siano competenti sulla base di istruzione,
formazione ), o esperienza appropriate; tu devi verificare che, se ti serve un autista, abbia la patente adeguata alle tue necessità, se non c’è lo assumi, lo prendi in prestito, oppure gli fai acquisire il titolo. Il 7.5 però richiede le “informazioni documentate” il che significa che la formazione la devi far eseguire da un formatore abilitato e registrarla con data e firme del formatore e dei discenti e presentarla all’Ente paritetico per la convalida
c) ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire le necessarie competenze e valutare l’efficacia delle azioni intraprese; programmare come soddisfare le eventuali carenze (assunzione, concorso, acquisizione di un interinale ecc.)
d) conservare appropriate informazioni documentate quale evidenza delle competenze.” devi avere copia aggiornata del titolo/requisito …

Quando parli di contesto ti viene in mente se sei collocato su un ansa del fiume soggetta a esondazione? o sei sotto un pendio a rischi o frana? come proteggi il tuo stabilimento e i tuoi dipendenti ? a quali leggi devi far riferimento per produrre le tue pentole a come pensi di organizzare il tuo processo produttivo? le pentole le fabbrichi o le ordini da una fonderia vicina? come organizzi il tuo flusso produttivo, magazzini? uffici? perché da questo deriva il punto 7 ruoli e responsabilità, le risorse umane, il fare pentole comporta una organizzazione di reparti ne consegue una struttura di persone, quanto ti costa il personale? e le materie prime? chi dirige questa struttura? quanto costa fare le tue pentole? come determini il tuo prezzo di vendita?
Che significa “Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate”, non ricavi queste esigenze dai vincoli contrattuali che il cliente ti pone? non ci sono specifiche tecniche che il cliente ti pone? misure, disegni ? le vuole in alluminio, acciaio, vetro? quali materiali usare? non è il caso che studi anche le tue esigenze da inserire nel contratto come ad esempio che ti riservi un tempo tecnico di evasione dell’ordine di cui il cliente deve essere informato e prenderne atto? che non gli venga in mente di pretendere  una nuova linea di pentole in rame da realizzare dopo  5 giorni dall’ordine?

Molti  quesiti avranno risposta attraverso, modelli (es schemi contrattuali ) procedure es pt. 8 che le richieste del cliente prima di essere approvate debbono essere vagliate dall’ufficio tecnico che coinvolge gli acquisti perché un conto è il disegno tecnico, l’altro è sapere se, e a che prezzo troviamo il rame in commercio e quanto inciderà sul prodotto finito, quindi tu dovrai definire un flusso che dettagli chi fa cosa, il commerciale prima di vendere un nuovo prodotto trasferisce le specifiche a X, che analizza e chiede il coinvolgimento di Y per reperire i materiali, che coinvolge Z in reparto per sapere se le macchine sono idonee a quella lavorazione? … ma lavorare il Rame cosa comporta per la depurazione della acque del tuo ciclo produttivo? l’impianto di depurazione è idoneo? va adeguato? e per la sicurezza del personale ci sono problemi da affrontare e prevenire? i DPI sono tutti idonei? vanno acquistati di nuovi? il rischio incendio si modifica?
E poi …  alla fine   🙁   pt. 9.1 chi controlla se la pentola risponde in tutto e per tutto a quanto ordinato dal cliente? il personale addetto al controllo ha ricevuto tutte le specifiche? pt. 7.2 è stato informato/formato di cosa deve fare? o porca miseria ma in reparto se cambia la produzione pt. 6 qualcuno ha previsto la formazione del personale sulle nuove procedure di sicurezza?

… A proposito perché tutte queste domande?

Perché rispondono ai punti norma.

9001 45001 14001
8.2 Requisiti per i prodotti e servizi 8.1.3 Gestione del cambiamento
8.1.4 Approvvigionamento
8.2 Preparazione e risposta alle emergenze

Hai visto quanti fili hai prodotto con pochi minuti? Come si è articolata la tua ragnatela?

il SGI è una predisposizione a pensare,  PENSARE E ORGANIZZARE QUEL PENSIERO, cioè scrivere  o definire con chiarezza all’interno dell’organizzazione  verificando che tutti sappiano il proprio ruolo (oggi con le nuove norme dalla versione 2015 non è più obbligatorio scrivere tutte le procedura).

Cosa puoi fare se non vuoi scrivere un enciclopedia che sarà poi difficile far leggere e comprendere a tutti?
Puoi schematizzare, ci arriviamo fra poco…

il mio SGI è fatto cosi, ma per ora lascia perdere le sette colonne di destra, per ora ti basta una colonna col punto norma, come nello schizzo che hai fatto prima:

https://i1.wp.com/sgiqsa.it/wp-content/uploads/2018/08/PT-4.jpg?resize=525%2C352&ssl=1

il concetto di fondo è pensare a quali sono le cose che rientrano in quel punto norma e “buttare giù idee” schematiche! Un pittore farebbe schizzi da cancellare riscrivere e ricancellare fino a che la sua fantasia non si senta appagata. Anche tu devi fare questo perché una soluzione definitiva da proporti non esiste e soprattutto perché la tua azienda non è una foto, anzi quando si dice fai una foto della situazione…SBAGLIATO, piuttosto è un film dove le scene, meglio, gli scenari, sono in continuo movimento, un nuova legge un competitor che ti fa concorrenza uno che fallisce, il tuo direttore che accetta un ruolo in un’altra azienda e se ne va di punto in bianco, un Presidente di una nazione ti mette il 20% di dazi  sui tuoi prodotti finiti.

Io ti posso fornire un elenco correlato dei punti norma  ma non i testi integrali, come già detto; tu comprati le norme, fattele prestare da un amico e studia ogni punto creando i tuoi schizzi.

Ci sono alcuni principi di fondo nelle norme e sono: decidere, fare, controllare, correggere. il nome tecnico di questo flusso di azioni sarebbe PDCA .

La mia esperienza dice però che se ometti il controllo e la sanzione non riuscirai mai a far rispettare la tua pianificazione, le regole definite per il come fare e soprattutto se, senza controlli, hai casualmente scoperto un problema, senza regole rispettate,  la sua correzione.

Riprendiamo l’esempio sopra.

Quella è l’immagine del mio file Excel che è l’insieme delle porte… ricordate… sotto l’immagine della ragnatela scrivevo “immaginate che la singola cella di un foglio di Excel sia una porta e che agganciato a quella porta”, ci sia  un filo sottile, che la lega ad una scatola.

I fili sono i link

costruiti perché da ciascuna porta (cella) tu possa raggiungere la scatola giusta, quindi  se nell’Excel ho

https://i2.wp.com/sgiqsa.it/wp-content/uploads/2018/08/planimemerg.jpg?resize=525%2C17&ssl=1

cliccando sopra raggiungo la scatola  (la cartella planimetrie contenuta dentro alla cartella 4.1 a sua volta contenuta nella cartella 4.

https://i0.wp.com/sgiqsa.it/wp-content/uploads/2018/08/ragnatela1.jpg?resize=525%2C838&ssl=1
non fatevi ingannare da questa immagine semplificata, il mio cruscotto per alcuni punti arriva a oltre 10 livelli di profondità e ci sono migliaia di dati.  Guardate invece questo modello di Cruscotto. Sotto ti spiegherò il meccanismo che sta dietro la cella AL46 o alla  AL259.

La ragnatela cresce giorno dopo giorno e se strutturi il tuo file Excel collegandolo di volta in volta alla scatola giusta persino al singolo file contenuto nella scatola, a sua volta posizionata nella scatola riferita al punto norma relativo, avrai scritto la più grande procedura che potevi scrivere risparmiando un miliardo di parole. A quel punto il controllo di conformità, L’AUDIT di certificazione o rinnovo, l’Ente, per gran parte lo farà di fronte al tuo PC.

Mi è venuto in mente un altro vantaggio di questo sistema di gestire i file e te lo spiego in poche parole.
L’organigramma deve essere reso disponibile al tutto il personale che deve assolutamente conoscere la gerarchia, da chi dipendono, chi è il “Capo”, ma … l’organigramma è un tassello importante del documento di valutazione dei rischi, e anche del Modello 231, nella Formazione, nei documenti sicurezza che devi consegnare alla ditte terze, se usi il mio metodo tu avrai UN SOLO organigramma che con un link sarà replicato in ciascun documento dove per legge o per norma DEVE essere presente. Tu dirai: e allora? anche qui hai scoperto l’acqua calda?
NO no, qui ho scoperto la soluzione: se due dipendenti vanno in pensione e ne assumi in sostituzione altri due, ti è sufficiente modificare la matrice dell’organigramma e senza neanche doverti ricordare in quanti documenti diversi sarà presente l’organigramma, questo sarà aggiornato automaticamente. Chiaro?

Un cenno sull’AUDIT

Se hai deciso di certificare il tuo Sistema!

Cosa pensate che sia? E’ un Esame con una differenza sostanziale da quello di maturità o universitario. Lì ti devi basare sulla tua capacità di memoria, qui devi certo ricordarti le cose ma le devi dimostrare (mostrare l’evidenza) che quel requisito è stato soddisfatto.

Non è sufficiente dire che il dipendente Rossi ha effettuato il vaccino, tu dovrai far vedere una scansione del libretto delle vaccinazioni con la data dell’ultima vaccinazione (evidenza) e un sistema che ti consenta di tenere sotto controllo le tue scadenze di tutti i tuoi dipendenti (pianificazione e controllo di conformità).

Quindi se all’esame di maturità ti hanno chiesto come faresti a produrre il cloruro di calcio e tu dovevi spiegare cosa succede se metti acido cloridrico su una pietra di carbonato di calcio

Qui nell’Audit, ti chiederanno  i tuoi mezzi sono revisionati  = controllo di conformità (tu non devi spiegare come si fa una revisione,  ma devi mostrare la scansione del libretto che riporta il tagliando di revisione, ecco perché dicevo “A quel punto il controllo di conformità, L’AUDIT di certificazione o rinnovo, l’Ente, per gran parte lo farà di fronte al tuo PC.”

Poi .. ovviamente per rimanere in tema di SGI, costruito e definito il tuo SGI, fai una bella “Formazione” pt.7.2 e controlli che i vari responsabili, fino a colui che in produzione deve registrare quante pentole ha fatto quel giorno, usino il SGI.

… e non facciano i furbetti.

Ti svelo subito un primo problema. Tutti noi abbiamo la tendenza a salvare in locale i file che ci servono. Quando ti accorgi che qualcuno lo fa, lo metti a pane e acqua per una settimana.

Oltre le battute il punto norma che sotto riporto te lo spiego con un esempio:

Il cliente Antonio ha sempre acquistato pentole da diametro 18 cm  oggi ti arriva l’ordine da Antonio per 100 pentole, tu semplicemente vai a pescare il tuo documento salvato in locale perché ci hai fatto un po’ di appunti che ti servono ma…, invece di studiare bene il nuovo ordine ti affidi al vecchio. Figo eh? hai risparmiato di riscrivere tutti gli appunti, bel lavoro, … ma Antonio oggi vuole pentole da 28 cm e tu ne sforni 100 fuori misura!!! Questo è il motivo perché si deve sempre lavorare su documenti aggiornati e ora guarda cosa dice la norma e capirai che gli ingegneri e i tecnici che l’hanno scritta le hanno pensate tutte, o quasi  tutte, … perché il miglioramento è continuo e le norme saranno sempre aggiornabili e aggiornate!

“7.5.3.2
Per tenere sotto controllo le informazioni documentate l’organizzazione deve intraprendere le seguenti attività, per quanto applicabile:

  1. a) distribuzione, accesso, reperimento e utilizzo;
  2. b) archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
    c) tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
    d) conservazione ed eliminazione.

Le informazioni documentate di origine esterna, determinate come necessarie dall’organizzazione per la pianificazione e per il funzionamento del sistema di gestione per la qualità, devono essere identificate, per quanto appropriato, e tenute sotto controllo.

Le informazioni documentate conservate come evidenza di conformità devono essere protette da alterazioni involontarie.”

Nota ~ L’accesso al tuo sistema dovrebbe comportare una decisione in merito ai permessi:

  • di sola visione delle informazioni documentate, e i permessi e  autorità per visualizzarle e modificarle riservate a chi di competenza.

Se i tuoi colleghi rispettano la disposizione di non lavorare su copie in locale, tutti saranno sempre aggiornati perché i file matrici puoi modificarli solo tu e/o i responsabili competenti e contemporaneamente risparmierai quintali di carta.

Ma c’è un ulteriore motivo per cui adottare questo modello, sempre che tu o il tuo capo non decidiate di regalarvi un bel  10.000 € di programma.

NON SALTERAI PIÙ UNA SCADENZA

Ora ti spiego come fare, se poi sei un esperto in Excel, allora sari magari tu a darmi qualche dritta.

… La cella AL259 sopra richiamata.

Questa cella è una scadenza automatica.

La potenza di Excel è che supporta collegamenti ipertestuali esterni ma anche interni, se tu costruisci un foglio di calcolo che contenga testi, esempio il registro delle non conformità, ma anche le vaccinazioni dei tuoi dipendenti o colleghi, la scadenza delle patenti, i collaudi e le revisioni, dati, insomma, le scadenze, tutte le scadenze che vuoi e le colleghi al tuo cruscotto ogni mattina ti apri il cruscotto guardi le celle sensibili dove hai le scadenze e lui ti segnala se ce ne sono e con un semplice click vai a verificare cosa scade e quindi per tempo ti organizzi per evadere la scadenza. scarica questo file di esempio,
[non ha il programma di decompressione scaricalo da qui è https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2018/12/7zip.jpg FREE  https://www.7-zip.org/]

il  “file di esempio” è semplicissimo ZIP e la formula è libera. Usala.

(piccola nota se nomini sempre i file con all’inizio la data aaaammgg dentro la cartella saranno sempre automaticamente aggiornate crescenti o decrescenti con un clik) e veniamo all’esempio del tuo cruscotto, scaricato lo il file compresso estrai la cartella e apri il file Cruscotto SGI.xlsx segui i link e trovi tutte le istruzioni se hai problemi mi fai sapere.

è semplice verificare che se modifichi il file patenti+.xlsx contenuto nella cartella esempio scadenze\pt_9\pt_9.1patenti , la cella E1 del file Cruscotto, si aggiorna automaticamente e avrai sempre sott’occhio quali scadenze e quale file consultare.

Problemi con Excel?

Ti aiuto io, sempre  FREE ►

Se hai liberato la fantasia e ti sei veramente lasciato “libero di pensare”, avrai capito che la multi dimensionalità della ragnatela ti consente di raggiungere le profondità di cartelle e sub cartelle illimitate a che con un link puoi raggiungere ciò che vuoi e fai con una azione più “lavori”. Ti faccio un ulteriore esempio, ci concentriamo solo su due punti norma per semplicità il punto 7  risorse dovrai dimostrare che tieni sotto controllo la tua dotazione di mezzi, quindi la cartella 7 conterrà ( magari 7.1 escavatori e 7.1 flotta automobili, ecc.) e sicuramente un cartella 7.1 camion   che all’interno contiene singole cartelle nominate con la targa del mezzo e all’interno  la scansione del libretto, della assicurazione ecc.
hai costruito un buon sistema di archiviazione e con un file Excel dentro la cartella 7 e i link relativi, avrai elenco mezzi, relativi documenti, scadenze varie e promemoria di allerta.

La norma ti chiede anche il monitoraggio e per i camion li hai già compilati come appena detto ma il tuo monitoraggio richiesto dalla norma è molto più ampio e quindi dentro alla cartella 9 avrai un file Excel con l’elenco di tutto quello che monitori fra cui i camion ma non dovrai ripetere il lavoro ma semplicemente lincarlo al già fatto: tu nella cartella pt.9 monitoraggio delle prestazioni avrai il tuo file Excel con varie voci e la voce scadenze camion  con il metodo sopra esposto delle scadenze la colleghi solo al file inserito nell’elenco mezzi in cartella 7  per la targa AZ 840 XX hai il link al libretto, per verificarlo, inoltre avrai il link alla scadenza con promemoria visivo che ti allerta con anticipo come da te programmato.
Hai il controllo immediato della situazione mezzi, assicurazioni, revisioni, bollo il tutto con due file Excel e qualche link.

Chi deve inserire le scansioni e collegarle al SGI è il problema da risolvere e la decisione è una decisione di struttura e competenze siamo sempre al pt. 7.1.2 – Persone ma intersecato al 5.3 ruoli e responsabilità.
L’addetto dell’amministrazione che provvede al rinnovo delle assicurazioni deve inviarti copia del nuovo contratto con evidenziate le scadenze e se ha una buona abilità con Excel, archivia la scansione nella cartella relativa a quel mezzo e può modificare il file aggiornando i collegamenti, ma questa è un’altra storia…

IN termini generali entriamo un po’ più a fondo delle norme, qui trovi un corso SGIQSA FREE in pdf il file PowerPoint aperto è disponibile a fronte di un modesto contributo per aiutarci a mantenere il sito. (questo file è pesante, frutto di giornate di lavoro, abbi pazienza se impiega 3-4 minuti di download)

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P.S.:

Nella mia attività lavorativa principale ho organizzato, archiviato, pianificato attività e documenti costituenti il Sistema di Gestione integrato Qualità sicurezza e Ambiente.

Premessa:

Ho iniziato quest’attività all’incirca nel 1996, in una piccola azienda di gestione rifiuti, Goffredi Goffredo impresa individuale, poi divenuta All Green Srl dove da Direttore ho portato il sito a certificazione ISO 9000. Strumenti e programmi erano proporzionati alle risorse economiche, scarse, i problemi nel mondo rifiuti, invece, tantissimi.

Avevo solo uno strumento: applicare la fantasia ad Excel forse versione 5 (?) che ha poco a che fare con l’attuale Excel 2016. La mia esperienza da autodidatta proviene da Commodore 64 (il giurassico). Penso di essere stato uno dei primi a realizzare un programma in Excel che mi consentisse di registrare e stampare i Formulari e contemporaneamente compilare il registro di carico e scarico rifiuti.

Ricordo che per evitare multe ai nostri clienti avevamo creato un sistema che, prendendo il controllo del pc del cliente, ci consentiva di gestire anche i suoi FIR e Registri.

Oggi sono stati creati decine di programmi legati alla contabilità che con una registrazione unica producono FIR, registri, fatture e aggiornamento del bilancio, ma tantissime cose rimangono ancora a gestione manuale.

Quando l’Albo dei Gestori Ambientali produceva solo norme e non servizi, presentammo al Dott. Eugenio Onori il CheckCer interamente realizzato in Excel, è stato un seme (preso in mano da prestigiose software house) che ha germogliato producendo quello che oggi è un programma complesso on line che consente ai soggetti della filiera dei gestori dei rifiuti, di controllare se una determinata azienda è iscritta all’Albo, per quali categorie, con quali mezzi, e quali rifiuti può trasportare ciascun singolo mezzo.

Il CheckCer nella sua funzione originale è superato, ma io l’ho riadattato per altre utilità.

Voglio semplicemente proporre alcune semplici riflessioni.

Molte attività aziendali possono essere ottimizzate con l’uso dei fogli di calcolo ma, l’attività sempre più frenetica non aiuta i singoli ad approfondirne le funzioni. Molti operatori conoscono malapena le funzioni matematiche.

Ma Excel e Calc non sono solo fogli di calcolo, ovvero nascono come tali ma ora sono altro e ci vuole un po’ di fantasia per sfruttarli al meglio, fantasia e ricerca.

Amo risolvere i problemi e ho realizzato vari fogli di calcolo che possono risolvere anche problemi complessi. Ma attenzione in non ho programmi specifici da offrire. Posso analizzare le problematiche e proporre soluzioni.

In rete troverete una quantità enorme di siti che illustrano le funzioni di Excel, ma poi se non si dispone del tempo non si risolve nulla e, anzi, si perde tempo.

In sintesi io adatto il programma alle esigenze del problema da risolvere e non obbligo l’utilizzatore a cambiare metodo.

Debbo solo capire quale è il problema e trovare una soluzione

Alcuni esempi, se utile sono disponibile. Prestazioni occasionali ed economiche.

PROBLEMA DA RISOLVERE:

Una ditta di trasporto ha diversi mezzi autorizzati al trasporto rifiuti ma, come noto, non tutti i mezzi sono autorizzati al trasporto delle circa 970 tipologie di rifiuto (CER), inoltre ogni autorizzazione può avere scadenze di validità diverse.

Son diverse variabili da concatenare.

SOLUZIONE: si genera una matrice campione e la si salva dopo compilazione con il nome della ditta di riferimento, tenendola aggiornata, ogni volta si può controllare con pochi click se il mezzo in esame ha l’autorizzazione in regola per quel rifiuto, la classe autorizzata, le targhe associate a quel rifiuto

Il lavoro di popolazione del file può risultare  inizialmente complesso ma lo si fa una sola volta e lo si tiene aggiornato con semplicità.

D’altronde chi conosce le autorizzazioni al trasporto rifiuti sa quanto possa essere impegnativo a volte a consultarle senza errori.

Il file, opportunamente modificato si può utilizzare per gestire articoli, associati a prezzi standard, a quantità di magazzino ecc.

So che ci sono fior fior di programmi che fanno questo ma si dovrà confrontare prezzi e funzionalità di aggiornamento.

p.s.: quelli che sembrano errori nel file di esempio sono dovuti alla eliminazione di diversi fogli per generare uno schema di esempio.

Vedi file di esempio

per altri file vai alla pagina Excel-guida

https://www.francopiermartini.com/wp-content/uploads/2017/01/CHECKCER-1024x372.jpg