Questa pagina è il prosieguo della GUIDA DI EXCEL e se sei capitato qui direttamente attraverso una ricerca internet e vuoi iniziare la guida dall’inizio clicca qui
Dopo aver scritto una parte della Guida, al fine di non generare un indice iniziale illeggibile creo una nuova pagina, e così farò ogni volta che l’indice sarà troppo grande e illeggibile.

Guida di Excel: esempi

 Gli operatori di calcolo

avevamo concluso la prima parte con l’inserimento dei dati,  e forse ho corso un pochino troppo? ma se i concetti espressi restano in memoria, ( mi riferisco alla tua… non quella del pc) allora tutto OK!!!

Ricordiamo che, Excel nasce come foglio di calcolo poi…,

Ok, allora concentriamoci un attimo sul foglio di calcolo. Ci troveremo ad affrontare un problema inserendo numeri e formule (funzionalità specifica del foglio di calcolo): digitare i nostri numeri rispettando i criteri e le regole di Excel.

Non rispettare queste regole significa ottenere risultati totalmente sbagliati

Questi criteri si definiscono precedenze di calcolo.

Questi criteri sono semplici e rispettano generalmente gli stessi criteri matematici, ma soprattutto quando costruisci un modello che dovrà proiettarsi nel tempo, ad esempio un modello che calcola il fatturato “pescando” dati da altri fogli, beh io suggerisco di verificare le formule usando la vecchia cara calcolatrice.

Ma come vuoi spiegarmi il funzionamento di Excel, mi dici che può fare anche un buon caffè, poi mi riporti alla vecchia calcolatrice?

Un buon lavoro è fatto di verifiche perché il tuo lavoro deve avere un elevato grado di attendibilità. Tu pensi che un astronomo prima di convalidare la rotta di un razzo non usi un foglio carta, penna, calcolatrice  e magari la prova del 9?

Sbagliato, li usa eccome, prima di dire ammarerà là con queste coordinate, non dormirà la notte per verificare la sua affermazione dalla quale dipende magari la vita di tante persone.

questo vale anche quando dovrai fornire i dati al tuo superiore: se ti chiede il  fatturato di quest’anno rispetto all’anno passato un conto è dire mi sembra in crescita, altro è dire è incrementato del 3,48% pari € XX.XXX.XXX

Allora impara sempre a verificare. Sbagliamo tutti  😕

 Affrontiamo allora  queste  precedenze di calcolo meglio approfondite in questo post.

Formule e/o funzioni

Possiamo ora passare al primo uso pratico di Excel “far di conto“.

Perché allora questa disquisizione Formule o funzioni?

Per rispondere prendo in prestito una stralcio di definizione da Wikipedia

“Le formule possono essere definite a mano dall’utilizzatore oppure facendo uso di librerie di funzioni predefinite e rese disponibili all’utente“.

Abbiamo già in parte parlato delle celle anche in questo post ma, visto che iniziamo a “far di conto” è molto importante approfondire

La cella 

penso che sia utile definire quanto più possibile le caratteristiche della Cella, perché è il punto focale del foglio di excel che è composto da milioni di celle appunto, ho infatti dedicato un post specifico per descrivere la cella di Excel

E’ arrivato anche il momento di aprire un po’ le prospettiva di Excel.

Ho descritto come popolare le celle con dati, ora le situazioni si intrecciano e diventa difficile sezionare le istruzioni, quindi cerchiamo di orientarci.

Abbiamo popolato tanti dati veramente troppo che escono dalla dimensione dalla finestra di Excel. diventa difficile districarsi con tutti questi dati e allora ci vengono in aiuto due elementi:

Le tabelle Pivot 

Le tabelle Pivot sono uno strumento che, chi lavora con database estratti da programmi gestionali non può non conoscere perché consentono di analizzare i dati in modo automatico senza particolari difficoltà. Guarda il post di approfondimento

I filtri

in costruzione

segue…

premessa ai download di file di esempio

Personalmente, ho imparato quello che so su Excel, (non molto in verità rispetto a tutto quello che Excel può fare) attraverso la soluzione  di problemi che mi si ponevano a lavoro e quindi spiegare le tante formule forse è più complesso che non suggerire dei file pronti per essere studiati ed utilizzati, con una semplice sottolineatura. Utilizzare Excel al massimo delle sue possibilità, come detto all’inizio di questa guida, presuppone la volontà dell’utilizzatore di analizzare il problem da risolvere, immaginare una soluzione e pensar a come svilupparla utilizzando Excel:

fantasia quindi fuori dagli schemi.

Faccio una prima ipotesi di questo ragionamento:

Avevamo un servizio rivolto ai cittadini che consisteva nel ritirare a domicilio rifiuti cosiddetti ingombranti: un divano, un mobile, un pc rotto ecc.
Nel 2005  i cittadini chiamavano il numero  dell’ufficio, all’epoca era unico e chi prendeva la telefonata doveva alzarsi dalla sua postazione andare a prendere il registro cartaceo  nella postazione dell’ultimo collega che aveva registrato l’ultima prenotazione ed inserire nome, cognome, via , recapito telefonico tipologia e quantità di rifiuti da ritirare.
I comuni serviti erano diversi ma i ritiri erano definiti dai rispettivi sindaci 2 volte al mese e per non più di 20 ritiri giorno (queste sono classificate “condizioni” in Excel) ed era per questo motivo che bisognava obbligatoriamente avere il registro in mano, per poter verificare se non si prendessero appuntamenti in giornate già al completo o in giornate non dedicate a quel singolo Comune.

Per prima cosa proposi di aumentare le linee telefoniche, cambiammo il centralino inserendo più linee telefoniche così che un operatore potesse disporre  sulla sua scrivania del registro e chi dei colleghi prendeva la telefonata sapeva che doveva non più alzarsi ma trasferirla al collega X che avrebbe registrato su carta i dati dell’utente (preciso che all’epoca si lavorava con centralini analogici  e quindi le chiamate trasferite presupponevano un scatto telefonico ad ogni chiamata trasferita).
Già questo fu  un primo miglioramento dell’attività.  Ma un giorno , per motivi contabili, venne fatta una  richiesta che ci gettò nel panico “entro domani” serve di conoscere Comune per Comune quante richiesta di ritiro sono state fatte quest’anno rispetto al precedente.

Impiegammo più di un giorno per dar risposta alla richiesta  ed io mi posi una serie di problemi quando avemmo i dati “in mano”:

  • quanto era costato trasferire oltre 2.500 telefonate con il sistema analogico di trasferire la chiamata ad una altro numero???
  • si poteva migliorare?
  • perchè non passare ai telefoni digitali sfruttando il  VOIPE?  Erano le prima applicazioni in zona, basta guardare questo link  (il  VOIPE  )
  • ma soprattutto come migliorare il servizio di registrazione?
  • l’analisi:
    • si tratta di registrare su un calendario (ora cartaceo)
    • è necessario schematizzare la registrazione in modo tal da poterla conteggiare con facilità e in modo automatico
  • la soluzione:
    • cercare un modo per costruire un calendario personalizzabile (se cerchi in internet ne trovi all’infinito  ma non quello che serve a te, costruiti con le macro, schematizzati come quelli da tavolo cartacei, fino a che… non trovi quello che  puoi adattare : il calendario in Excel
  • quando hai capito come gestire un calendario devi immaginare come puoi applicare Excel all’obiettivo che vuoi raggiungere e prima di partire di getto a costruire tutto l’anno fai qualche prova semplificata ed infine ti butti a capofitto nella tua direzione
  •  questo è stato il risultato registrare prenotazioni

L’ho fatta lunga vero? Lo so, e poi… puoi sempre abbandonare questo sito se risulto inutile e noioso, ma quello che voglio trasferire non è tanto tutto quello che Excel può fare che non lo conosco neanche io fino in fondo, lo ripeterò fino alla noia,  quello che voglio trasferire è l’approccio. Partire dalla consapevolezza che Excel quel calcolo lo può fare, lo può fare in tanti modi e tu devi trovare la logica per raggiungere il risultato senza necessariamente essere colui che conosce tuuuutteeee le formule, tuuuutteeee le funzioni,  tuuuutteeee le possibilità di costruzione di un grafico, perché, in quel caso non saresti un operatore nella tua azienda si come dipendente o come proprietario, saresti un insegnante di Excel, e non lo sei: VERO!!!

Files  free download di applicazioni

elenco di tutte le funzioni Excel raggruppate per gategoria

menù a discesa, a tendina-convalida dati – elenco a discesa

rappresentazione grafica di risultati analitici

funzioni e formule con riferimento-relativo-assoluto-o-misto

Caselle di testo dinamiche

gestire il controllo di un countdown data-ora

Convalida e Cerca.vert

la funzione cerca.vert

Creare modelli di relazione aggiornabili Excel-Word

L’estrazione del database produce solo testi e non numeri

l’estrazione in *.csv ha eliminato gli zeri della partita IVA

una somma condizionale

Giocare con le date

diagramma di Gantt

il Registro delle Non Conformità- Azioni correttive e Azioni Preventive